办公室管理

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2024春季学期
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案例引入:

杨修之死

杨修是三国时魏军行军主簿,即为曹操掌握簿籍与文书的官员,相当于现在的政府秘书长。此人才思敏捷,头脑灵活,颇具才华。《三国演义》中载有几则关于他的小故事:

一则是曹操去看新造的花园,在门上写了一个“活”字,众人皆不知其意,杨修说:“门内写活,乃阔字也,丞相是嫌门阔了。”曹操知道后,口虽称美,“心甚忌之”。

二则是塞北送来一合酥,曹操在盒上写了“一合酥”三个字,杨修即“取匙与众人分食”。曹操问其原因,杨修说:“丞相已写明一人一口酥”。“曹操”虽喜笑,而心恶之“。

三则是曹操欲试曹丕和曹植的才能,杨修却多次为曹植出谋划策,使曹操认为杨修与曹植联合起来欺骗自己,于是就有了杀杨修之心。

后来,当曹操退斜谷,前被马超所拒,退又被蜀兵讥笑之时,传出夜间口令为“鸡肋”。杨修见状便叫将士们收拾行装,准备归程。众人不解,问其故,杨修说:“从今夜口令,便知魏王退兵之心已决。鸡肋,食之无味,弃之可惜。今进不能胜,退恐人笑,在此无益,魏王班师就在这几日,故早准备行装,以免临行慌乱。”最终,曹操以惑乱军心罪杀了杨修。

思考:杨修都犯了哪些错误,因之了杀身之祸?

办公室辅助决策工作

我国古代的谋士、谏官和官僚,以及当今各国的智囊团,思想库等,都是决策的重要辅助力量。办公室的辅助决策职能是由办公室的定位,定向,定性决定的,办公室在辅助决策时要综合反映单位的工作动态和发展状况,为领导决策提供参考性意见,为机关各部门和本单位的领导及所属基层单位做好服务工作。

1.辅助决策的含义

决策是人们在认识世界,改造世界的过程中的一种选择性活动,通过筹划,分析,比较,选择最优方案,以达到预期的目标。决策离不开辅助力量。辅助决策,是指工作人员或部门协助领导制定和实施决策的过程。

2.辅助决策的特点

(1)时效性:指办公室工作人员提供信息要讲究高效率,尽可能快捷地提供正确的“加工信息”以便领导及时作出正确的决策。

(2)同层次性:指办公室工作人员对领导决策的辅助,是与领导站在同一层次上的全局性辅助

(3)全过程性:指办公室工作人员对领导决策的铺助,不只是参与领导决策的某一活动,而是参与从领导决策意图的萌发到决策的实施,总结的全过程。

(4)综合协调性:指在众多的决策辅助决策机构和部门中,办公室工作人员和办公室部门担当着综合协调的辅助角色。要发挥“三大作用”,即发挥联系作用,综合评估作用,组织协调作用。

(二)辅助决策的作用和原则

1.辅助决策的含义

辅助决策时对领导工作的“搭台补台”。辅助决策是转变办公室职能的“现实需要";辅助决策是造就现代化办公人才的”有效途径“,辅助决策是提升办公室人才综合能力的“素质媒介”。

2.辅助决策的原则

(1)定位原则:在决策过程中。办公室工作人员始终要将自己置于辅助决策的位置上,一切从“谋”的地位出发,做好谋而不断,或只谋不断。

(2)超前原则:一句话,就是要争做“事前诸葛亮”

(3)系统原则:办公室工作人员在辅助决策时,要有全局观念和整体思维,要善于观察和把握决策的内外环境,以及各种关系的发展和变化。

(4)信息原则:在决策的各个阶段及每个环节上,办公室工作人员都要十分重视信息工作,为领导搜集、加工、整理和提供有价值的信息。

(5)进谏原则:办公室工作人员应本着对事业、对单位负责的精神,实事求是地向领导进言,直言不讳的提出自己的意见和建议

(三)辅助决策的方式、过程和任务

1.辅助决策的方式

一是要提供准确、全面、有效的信息:二是要提供可行的预选方案

2.辅助决策的过程

决策形成前服务式辅佐-决策形成中协助式辅佐-决策执行中协调式辅佐-决策效果评估中鉴戒式辅佐

3.辅助决策的任务

在决策的不同阶段,辅助决策的任务各不相同。

(1)在决策的准备阶段:征询群众意见,搜集决策信息

(2)在决策的制定阶段:提供决策依据,提出决策建议

(3)在决策的审批阶段撰写决策报告,编制实施计划,落实行动措施。

(4)在决策的执行阶段:协助决策试验,提供反馈信息

(5)在决策的总结阶段:撰写总结报告,评估决策落实情况。

(四)辅助决策任务的承担者

辅助决策任务的承担者一般包括信息或情报部门、调查或研究部门及监督或检查部门。有的单位的办公室可能并未设置上述部门,则必须指定相关工作人员具体承担相应的任务。

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