常用办公用品管理

"工欲善其事必，先利其器。"办公室要提升服务活动的效率，办公用品的管理工作是重中之重。办公用品管理中一项经常性的事务工作，就是发放办公用品。这项看似简单的工作，却包含着刚性原则和柔软技巧。正确，规范的使用办公用品，能够按要求进行办公用品的发放及科学化管理，是办公室工作人员的基本职责。

通过本知识点的学习，是了解常用办公用品管理，熟练掌握管理办公用品及设备的相关程序。要结合单位的实际情况有针对性的学习办公用品及设备管理方法。

（一）办公用品概述

办公用品是指企业或个人在办公的过程中所需要的各种工具。办公用品行业涉及的领域非常广泛，从电脑，打印机，复印机这类整机到墨盒/硒鼓等办公耗材，从照相机/摄像机/录音笔等数码产品到办公家具，书写工具，办公用纸等。

（二）办公易耗用品管理

1.办公易耗用品的范围

（1）书写工具，又称办公文具，是办公书写所需要的各种类型的笔，墨水，笔芯等。

主要包括：铅笔，圆珠笔，针式笔，钢笔，记号笔，胶片笔，白板笔，荧光笔，中性笔签字笔，水性笔，油漆笔笔，软毛笔，yi金笔，财务专用笔，教鞭笔，台式笔，箱头笔，笔芯，铅芯，墨水，台笔等。

（2）桌面用品，主要包括：订书器，起钉器，打孔器，订书针，胶带座等。

桌面用品主要包括：订书器，起钉器，打孔器，订书针，胶带座，便签盒，各种尺子，剪刀，美工刀，号码机，钉枪，回形针/盒，胶水/胶棒/胶带，修正用品，大头针，圆规，橡皮。复写板，白板擦，笔袋，书包，文具盒，书套，切纸刀，削笔机等。

（3）财务用品，主要包括：印章，海绵缸，票夹，账簿，凭证，手提金库，印台，印油，板夹，单据/收据等

（4）纸质用品，主要包括：信封/档案袋，横翻笔记本，竖翻笔记本，螺旋装订笔记本，无线装订笔记本，仿皮笔记本，硬皮本，皮面笔记本，pu笔记本，报事贴，便签，标贴，胶套本，缝线本，软抄本，聘书，荣誉证书，证件卡，拍纸本，口取纸等。

（5）文件管理用品，主要包括：弹簧夹，强力夹，文件夹，文件袋，文件盘，文件套，文件柜，长尾夹，索引，报告夹，报刊架，凤琴夹，档案盒，资料架，资料册，名片册/盒，D型/O型扣面文件夹，半透明夹，杂志筐，装订夹，文件包等。

（6）办公设备专用易耗品，主要包括：打字机用色带，修正液，复印机用墨盒，计算机用U盘，移动硬盘，光盘等。

2.做好办公易耗用品的发放工作

（1）发放办公用品应考虑的因素：办公用品的保管，储存和发放是否符合单位规定，办公用品的保管，储存和发放是否安全可靠，是否保证了储存条件并遵守了组织程序；发放办公用品是否符合规定，遇有货单不符或办公用品有损坏的情况是否立即向有关人员汇报；是否根据单位的程序及规定，按照要求将办公用品发放给相关人员；发放办公用品时是否确认办公用品申请单；是否持有进货，存货和发放办公用品的最新的，准确的，清楚的记录与资料；是否制定办公用品发放制度，确定办公用品发放人。

（2）发放办公易耗用品的工作要求：指定人员发放；按单位的有关制度规定发放时间；紧急需要办公用品时必须有相应的程序处理，必须填写办公用品申请表，并由授权人签字批准，经清点核实后发放办公用品；提醒使用部门和人员节约使用办公用品。

（三）常用办公设备0的使用

1.办公设备的概念

办公设备（office equipments），泛指与办公室工作相关的设备。 

（1）文件输入及处理设备：计算机，文件处理机。打字机。扫描仪等。

（2）文件输出设备：文件复制设备，文件打印设备，文件传送设备等。

（3）文件复制设备：制版印刷一体化速印机和油印机，小胶印机，工程复印机（晒图机），静电复印机，数字式多功能一体机，数字印刷机，轻印刷机，喷墨复印机等。

（4）文件打印设备：激光打印机，喷墨打印机，针式打印机和绘图机等。

（5）文件传输设备：传真机，计算机，电传机等。

（6）文件储存设备：微缩设备，硬盘，云盘等

（7）文件整理设备：分页机，裁切机装订机，打孔机，折页机，封装机等。

（8）网络设备：网络适配器，路由器，交换机，调制解调器等。

（9）沟通设备：座机电话，网络电视会议软件，电话会议设备等。

2.常用办公设备的使用规范

（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其程序操作，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非时配置给个人专用或指定公用的办公设备。

（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养

（4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务

（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20%至85%，湿度过低时需用加湿器，温度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。

（6）如果办公设备不处于工作状态，应及时切断电源。

电脑使用指南。使用电脑时要做到：不要让阳光直射电脑，以免机壳老化；不要随意放置茶水。以免碰翻杯子弄湿电脑，造成短路，不要在开机状态下插拔各种电缆，以免烧坏接口；不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘；不要在运行程序还没有回到DOS指示的情况下匆匆关机；不要使用来历不明的软件，防止病毒侵入，并且要配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性杀毒，不要在病毒入侵时使用电脑，除非有特殊的自我防护措施。不要自己随意处理电脑硬件故障，不要将电脑交给非专业人士修理，如有必要应全程监督。

3.制定有效使用办公设备的措施

（1）确定相应责任者：如办公设备丢失，损坏属于过失人责任的，过失人应承担相应的责任。

（2）复印机：相关部门和人员在申请复印时必须填写有细节要求的申请表，并在复印前由主管人员签字批准。还可以发复印卡以限制部门的使用次数。较昂贵的复印如彩色复印，一般不能自由使用，可由中心服务区根据部门的具体需要进行复印，并由各个部门独立核算成本

（3）传真机：指定人员使用传真机，做好登记并保留发送记录，其中包括日期，信息发送人的姓名和信息接受者的姓名

（4）计算机，打印机，互联网：很多单位已在工作中提供该类设备，但在使用中要注意，昂贵的设备要限制使用次数，彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本，严格监督因特网的使用情况。

（5）电话，移动电话;禁止用公用电话大私人电话，控制国内，国际长途电话的使用，按单位有关规定使用移动电话，定期检查并核对电话账单以控制开销。