任务21：第三章 导学

01了解办公室信息素养

02理解办公室辅助决策工作的作用

03掌握辅助决策的原则、方式。办公室调查研究工作的方式方法。办公室督察工作的原则与技巧

（二）核心知识

辅助决策是由办公室的定位 ，定向、定性决定的。办公室工作人员要尽心辅佐领导决策，多谋善思。撰写调研报告是办公室工作人员的基本功，必须掌握。办公室政务工作是衡量办公室工作水平和质量的金标准。 

办公用品与设备的采购管理

获取办公用品与设备使用权的渠道有购买和租用两种，购买的优点是为组织增加固定资产，使用方便；缺点是单次费用过高，设备难更新。租用的优点是最初投入费用低，并能被获得的利润补偿，便于更新换代，缺点是常年租用费用过高，提前终止合同会有很高的赔偿，本知识点只讲购买的相关知识。

通过本知识点的学习，要能够制定采购办公用品与设备的预算方案，了解办公用品的采购流程，能够正确选择供应商，掌握办公用品与设备采购和管理的方法

（一）办公用品与设备的采购采购流程

1.由需要购买货物的人填写单位内部的购买申请表并签字，经过部门领导批准后交给采购人员。

2.由采购人员向供应商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较，筛选，填写正确的收货单并签字，发送给选定的供应商，该订货单需要被授权人，即单位高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始并准备付款。

选择供应商需要考虑的因素

（1）价格和费用：比较不同供应商的要价（初次洽谈的价格）。寻找降低价格的办法，如批量购买，节日销价或将其指定为唯一的办公用品供应商，但注意一定不要购买质量存疑的产品；购买后还要考虑费用的支出问题，如因占用空间产生的费用，因存储物品报废产生的费用，因存储物品过多产生的费用

（2）质量和交货：比较购买的物品是否能满足需求，是否能保证质量，供应商的交货时间是否准时，供应商是否能说到做到。

（3）服务和位置：比较供应商是否能为客户提供便利的服务，供应商所在地点是否方便联络和交货

（4）安全和可靠性：比较在整个送货过程中，供应商是否能保证货物的包装，存放，运输和交货安全，供应商卖货手续及相关发票是否齐全，如查对订货单，交货单等，要仔细比较供应商的报价单，订货单，交货单和发票是否一致。

（5）规模与信誉度：比较供应商的规模大小；经商史上的信誉度如何，如为客户保密的可靠性等。

3.当收到供应商的货物后，要对照交货单和订货单检查货物，查明货物的数量，质量，型号、外观死否符合要求，将签收后的交货单送会计部门

4.采购人员填写入库单，货物入库，库房管理人员要签字表示货物入进库

5.会计部门收到发票后，对照交货单,入库单和订货单，三单货名，数字应当相符，经财务主管签字批准后，支付款额。

（二）制定办公用品与设备的采购预算方案

1.指定采购预算方案的原则的原则

（1）真实性原则：指以市场调查为依据，力求各项数据真实，准确。

（2）重点性原则：指在预算编制时，先编制重点，急需项目，后编制一般项目

（3）目标相关性原则：指采购用品应与办公活动的任务目标相关。

（4）经济合理性原则：指预算应经济合理，提高资金的使用效率。

2.采购预算方法

（1）传统预算法，是指承袭上年度的经费，再加上一定比例的变动而制定的预算方法。传统预算法的核算方法比较简单，核算成本低，它的前提是上年度的每项支出均为必要的

（2）零基预算法，又称零底预算，其全称是以零为基础编制预算的方法，它不考虑以往的情况，只从实际情况上研究和分析每项预算是否有支出的必要和支出数额的大小。零基预算法能够避免内部各种随意性费用的支出，有利于将组织的长远目标和具体目标以及要实现的效益有机结合起来，有利于提高管理人员的控制与决策水平。

3.采购预算方案的内容

预算的项目名称，预算的目标，需要的办公用品与设备名称，采用的预算方法，测算的依据，支付预算的标准

4.制定采购预算方案的一般程序

确定预算基数-调研-确定采购的产品-编制预算方案-修改完善方案

5.制定采购预算方案的注意事项

制定采购预算方案时要注意：制定方案前一定要进行调查研究，根据单位实际工作需要选配合适的产品，要购置的办公用品与设备必须是当前或预期所必须的，事先安排好要购置的办公用品与设备所放置的位置，慎重选择供应商，注意征求各方面的意见，等等。

（三）申请办公用品与设备的采购费用、报销结算的流

填写费用申请表-签字审批-领取采购费用-费用报销

（1）申请人提交费用申请报告或填写费用申请表。说明需要经费的人员，时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

（2）签字审批。报告或申请表必须经过单位确定的授权人审核同意

（3）领取采购费用。一种情况是将获得批准的报告或申请表提交财务部门，领取支票或现金借款，一种情况是先由申请人垫付

（4）费用报销。申请人应将发票附在“报销单”后面，签字后提交出纳部门，由出纳部门根据实际的支出情况进行结算，如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。如果计算的费用不够，需要超支时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超支的部分才可得到报销

（四）政府采购

（1）政府采购的主体：包括采购机关和供应商

（2）政府采购方式：公开招标，邀请招标，竞争性谈判，询价，单一来源

（3）招标程序：发出招标公告或招标邀请-编制招标书-修改和澄清招标书-编制投标书-开标-评标-确定中标人并发出通知-在确定中标人之日起15天内向政府财政部门提交招标投标情况书面报告

（4）政府采购合同;国家财政及省级政府财政部门为政府采购管理机关，负责对政府采购合同的监督和管理

案例引入：

库存控制卡妙用

高宇初到办公室工作，在管理办公用品时手忙脚乱：同事急着要复印明天参展的资料，却发现储物间的复印纸已所剩无几；每次购买办公用品时，不知道到底该买多少才能既够用又不造成闲置；还有的同事三天两头来领同一种物品.......后来，高宇认真学习了有关办公用品库存管理的知识，为每类办公用品制作了库存控制卡，加强了对办公用品的管理和监督，成为了办公用品库房的好管家，深得领导和同事的好评。

思考；你知道什么是库存控制卡吗，她是什么样子的，怎么使用？

库存控制管理详解

办公室库存管理也可以称为库存控制。办公室库存管理是为了保证办公室工作的连续运行不致中断，对各种办公用品和其他资源进行管理和控制，使其储备保持在经济，合理的水平上的活动。

通过本知识点的学习，要了解库存控制的作用，掌握库存的定义，能够对订购。使用办公用品等环节实施科学管理。要深刻理解最大库存量，最小库存量和在订货量三个专业概念。

（一）库存与库存控制卡

1.库存的定义范畴

库存，是仓库中实际储存的货物。它是为了保证企业，单位所消耗的物资能够不间断地供应而储存的。办公室的库存包括储存在运营中所需要的办公用品，消耗品，小型办公设备等。虽然它不像生产库存那样，占用大面积的库房和资金。但也存在着库存管理，它是办公室正常运转的保证条件。

2.库存的三个专业概念

（1）最大库存量是为防止物品超量存储而制定的该项物品的最大量，即一类物品应该存储的最大数量

（2）最小库存量是为防止物品全部消耗而制定的该项物品的最小量。当库存余额达到这个水平时，必须采取紧急行动，检查是否已经订货。

（3）再订货量是当库存余额达到这个水平时必须订购新的货物来补充的数量。具体来讲，当库存余额达到这个水平时，必须订购新的货物来使库存余额达到最大库存量。通过考虑需要多少物品才能保证业务的运行、平均使用量，物品交货的时间长短来确定这个数字。

3.库存记录的目的

少占资金，减少存物，监督使用，监偷监损，充足库存，库存估价，物畅其流

4.库存控制卡的内容及含义

库存记录可以用手写，保留在库存控制卡上，或者在计算机中使用库存控制软件包，电子表格或数据库。无论使用什么系统，都是记录同样的信息。如表2-1所示

表2-1库存控制卡

项目 A4打印纸 库存参考量 C3 最大库存量 120令

单位 令（1令=500页） 最小库存量 20令 再订货量 35令

日期 接收 发放

接收数量 发票号 供应商 发放数量 申请号 个人/部门 余额

（1）项目——库存项目的准确描述，包括物品大小，颜色和数量，例如A4打印纸

（2）单位——货物订购、存储和发放的单位，例如令。

（3）库存参考号——每一库存项目的唯一编号，经常与存放位置相联系，例如C4意为编号C，架板编号4.

（4）最大库存量，再订货量，最小库存量。

（5）日期——必须记录所有行为的日期

（6）接收——记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。在一些库存控制卡上，供应商的名字记录在卡片的前头，在这些情况下，物品的库存参考号可能就是供应商的目录号。

（7）发放——在这部分必须记录清楚发放物品的数量，发放物品的申请号和物品发给的个人或部门名称

（8）余额——在每一次处理后计算物品库存余额。物品接收时在余额上加上接收的数量，物品发放后从余额中减去发放的数量。余额应该代表库存物品的实际数量，并用于 进行库存检查。若发现差异要及时通知和报告给管理人员。要保管好进货，存货和发放办公用品烦人记录与资料。

（二）办公用品的订购，进货，出货，保管

1.订购办公用品

当一种办公用品的余额达到重新订购的水平时，应采取行动订购补充的物品。

（1）在小型组织中，库存控制人员应准备订货单并直接发送给供货商

（2）在较大的组织中，所有办公用品的订购将由采购部门承担 ，库存控制人员填写采购申请，详细说明需订购的货物，并发送给采购部门，由它负责订购物品

（3）选择订购方式：直接去商店购买，电话订购，传真订购，互联网订购。

小提示：要保留订货单，收到货物后，要与订货单——核对

2.办理办公用品的进货手续

在收货物时，要及时办理进货手续，保证办公用品准确无误地入库，登记，检验，核对。

（1）核对交货单，订货单和通知单。在签字之前，应该检查货物数量和质量

（2）发现数量不对时，应立即通知采购部门联系供应商。

（3）任何数量有出入都应通知采购部门，确保支付给供应商正确款项。

（4）每一类货物的检索，都应记入到库存控制卡的接受列中。

（5）在余额列中注明的物品数量，需要按新收到订单数量如实增加。

(6)物品应正确存放，以使物品不损坏，浪费或被盗，以及消除各种安全隐患。

小提示：在接受货物时送来的货物和接受的货物，数量和型号要完全一致

（7）注意事项。

1.储藏间或物品柜要上锁，确保安全

2.储藏间需要的面积取决于单位面积的大小

3.在储藏间或物品柜放置物品时，必须清楚的加标签，以便迅速找到物品和标明新物品应放置的地方；新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，体积大，分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品，常用的物品应放在前面，易于找寻和领取，办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到

4.储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品

5.办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放闲在潮湿环境中，将有可能导致纸张不能正常的送入打印机或复印机中。

6.订立物品发放制度，确定物品发放人。

3.办理办公用品的出货手续

制定专人负责制度，规定发放时间，审核物品申请单，即时做好出货记录。

4.订购，进货，出货，保管办公用品的注意事项

（1）当某类物品的库存数量降到再订货量时，就应该订购补充的物品。物品的订购数量应该以剩余的库存量为基准，订购后的总数不能超过最大库存量。

（2）办公用品购买申请表必须经相关领导审核签字，说明需要该物品的理由和数量，型号等细节，经领导批准后将申请表交给采购人员

（3）购买时应货比三家，对各个供应商回应的报价单进行比较，筛选，填写正式的订货单并由相关领导签字后发送给选定的供应商，同时要复制一份给会计部门。

（4）收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和订货单的内容是否一致，并检查货物，查明货物的数量，确保质量符合要求

（5）填写入库单时要仔细，货物入库时，库房管理人员要签字确认货物入库

（三）库存控制与监督

要做好库存控制，就要确定好库存数量，即确定最大库存量，最小库存量和再订货量  。既不能库存量过大造成闲置，又不能库存量过则会造成短缺而影响工作。

（1）加强对办公用品的库存控制与监督，要求保持进货卡，出货卡和库存卡三卡一致。

（2）检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额与卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止物品浪费和被盗。

（3）检查办公用品申请表和库存控制卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况。

（4）定期检查库存控制卡，了解库存物品的项目和最大，最小库存量和再订货量

（5）做好库存监督。可以根据不同的目的选择不同的监督类型，时间间隔，并采取各种库存监督行动

1.检查办公用品申请表和库存控制卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况，其目的是防止办公用品的过度使用，这种库存监督可以每两个月做一次

2.定期检查库存控制卡，了解库存物品的项目和最大，最小库存量和再订货量，其目的是了解由于单位的发展变化，在使用方式改变的情况下是否需要重新调整这些量；也要监督处理那些过期的和多余的物品。这种监督通常每两年进行两次

3.检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额与库存控制卡上的余额相比较，看是否确有出入，其目的是防止物品浪费和被盗，准确计算库存价值，剔除那些从未被申请使用的物品；发现和纠正库存控制卡填写错误的内容。这种监督有规定的时间间隔，例如一年。

（6）库存控制管理注意事项：收到货物，立即办理进货登记，保证办公用品准确无误的入库，登记，检验，核对，出货时，实时办理出货手续。对发放什么物品，发放给谁了，哪些物品还有存储等内容做好记录。

1

1.0分

（z1）级别高的办公室一般称为（ ）

• A.办公厅
• B.秘书处
• C.中心
• D.联络处

你的答案是 A。

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2

1.0分

（z1）中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构，其办公厅（室）属于分理制的是（ ）

• A.全国人大
• B.全国政协
• C.国务院
• D.中央军委

你的答案是 C。

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3

1.0分

（z1）办公室的核心功能是（ ）

• A.办会
• B.办事
• C.办文
• D.塑造出组织文化及价值观

你的答案是 D。

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4

1.0分

（z1）办公室的本质属性是（ ）

• A.综合性
• B.辅助性
• C.事务性
• D.服务性

你的答案是 D。

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5

1.0分

（z1）办公室管理的第一要义是（ ）

选择一项：

• A.协调
• B.服务
• C.管理
• D.参谋

你的答案是 B。

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6

1.0分

（z1）常用办公用品中属于办公文具的是（ ）

• A.剪刀
• B.回形针
• C.印章
• D.中性笔

你的答案是 D。

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7

1.0分

（z1）发放办公用品的人员要求是（ ）

• A.使用者自行入库取用
• B.发放者不必清点核实所发放办公用品
• C.不可指定人员发放
• D.发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品

你的答案是 D。

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8

1.0分

（z1）办公用品库存管理中的再订货量是指（ ）

• A.办公用品一次采购不足而追加采购的数量
• B.办公用品的平均使用量
• C.判定需要订购新的办公用品的库存余额
• D.新采购办公用品的数量

你的答案是 C。

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9

1.0分

（z1）正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是（ ）

• A.服务和位置
• B.质量和交货
• C.价格和费用
• D.名牌和高档

你的答案是 D。

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10

1.0分

（z1）有权对政府采购合同进行监督和管理的是（ ）

• A.地厅级财政部门
• B.国家级或省部级财政部门
• C.县级财政部门
• D.任意级别的政府财政部门

你的答案是 B。

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判断题 共10题，共10分

11

1.0分

（z1）办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。

你的答案是正确

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12

1.0分

（z1）省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。

你的答案是错误

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13

1.0分

（z1）信息调研是办公室的一项基本职能。

你的答案是正确

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14

1.0分

（z1）办公室的工作具有综合性特点。

你的答案是正确

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15

1.0分

（z1）办公室工作人员要具备自律的职业素质，讲规矩要达到拘谨的程度。

你的答案是错误

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16

1.0分

（z1）办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能引用弹性原理。

你的答案是错误

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17

1.0分

（z1）发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。

你的答案是错误

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18

1.0分

（z1）办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。

你的答案是正确

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19

1.0分

（z1）办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。

你的答案是错误

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20

1.0分

（z1）办公用品的库存控制和监督中，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。

你的答案是正确

1

1.0分

（Z4）会议过程可划分为不同的基本阶段，这些阶段不包括（ ）

• A.会前
• B.会中
• C.茶歇
• D.会后

你的答案是 C。

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2

1.0分

（Z4）中型规模的会议人数一般是（ ）

• A.十人以下
• B.数千人
• C.百人上下至数百人
• D.数十人

你的答案是 C。

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3

1.0分

（Z4）会议的直接成本不包括（ ）

• A.会议设备和用品费
• B.会议文件资料费
• C.会议文件资料费
• D.时间成本

你的答案是 D。

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4

1.0分

（Z4）制定会议策划方案时，要明确6个W，其中“Who”是指的（ ）

• A.会议发言人
• B.会议参加人员
• C.会务人员
• D.会议主持人

你的答案是 B。

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5

1.0分

（Z4）下列不属于按照传递方式划分的会议信息类型的是（ ）

• A.会议声像信息
• B.会议书面信息
• C.公开性会议信息
• D.会议讲话信息

你的答案是 C。

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6

1.0分

（Z4）公共关系工作的特点不包括（ ）

• A.以公众为对象
• B.以公众为对象
• C.以长远为方针
• D.以惠己为原则

你的答案是 D。

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7

1.0分

（Z4）危机的特点不包括（ ）

• A.经常性
• B.危害性
• C.严重性
• D.意外性

你的答案是 A。

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8

1.0分

（Z4）危机管理的原则不包括（ ）

• A.快速反应原则
• B.快速反应原则
• C.转移焦点原则
• D.以人为本原则

你的答案是 C。

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9

1.0分

（Z4）与外国人见面问候招呼时，最好使用国际间比较通用的问候语，下列哪个选项较合适（ ）

• A.Good morning!
• B.How do you do?
• C.Glad to meet you!
• D.Hi

你的答案是 B。

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10

1.0分

（Z4）下面属于办公室用语禁忌的是（ ）

• A.需要考虑说“斟酌”
• B.中途先走说“失陪”
• C.等候别人说“恭候”
• D.领导交代的工作超出自己一般职责时，立刻说“NO”。

你的答案是 D。

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判断题 共10题，共10分

11

1.0分

（Z4）会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。

你的答案是正确

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12

1.0分

（Z4）会议的主办者就是会议的主持人。

你的答案是错误

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13

1.0分

（Z4）为了提高会议效率，即使远超过1个小时的会议，也不应安排中场休息。

你的答案是错误

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14

1.0分

（Z4）大型会议的主持人宣布会议闭幕，通常对会议举办者而言会议的基本流程即告终结。

你的答案是错误

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15

1.0分

（Z4）大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。

你的答案是正确

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16

1.0分

（Z4）办公室公共关系沟通，就是指与组织的服务对象的沟通。

你的答案是错误

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17

1.0分

（Z4）组织做好公共关系的目的是在优先维护自身目标的基础上促进社会和公众利益。

你的答案是错误

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18

1.0分

（Z4）危机管理是指当组织发生了危及组织和公众利益的各种矛盾、纠纷、重大突发性事件时，及时采取有效手段，以最快的速度、最大的努力，降低损失、重塑形象的过程。

你的答案是正确

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19

1.0分

（Z4）请人勿送的常用礼貌语是说“留步”。

你的答案是正确

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20

1.0分

（Z4）与外国人见面问候招呼时，最好使用国际间比较通用的问候语。例如，英语应用“How do you do？”（你好）等。

你的答案是正确

核心知识：

核心职能：掌管

常用办公用品管理

"工欲善其事必，先利其器。"办公室要提升服务活动的效率，办公用品的管理工作是重中之重。办公用品管理中一项经常性的事务工作，就是发放办公用品。这项看似简单的工作，却包含着刚性原则和柔软技巧。正确，规范的使用办公用品，能够按要求进行办公用品的发放及科学化管理，是办公室工作人员的基本职责。

通过本知识点的学习，是了解常用办公用品管理，熟练掌握管理办公用品及设备的相关程序。要结合单位的实际情况有针对性的学习办公用品及设备管理方法。

（一）办公用品概述

办公用品是指企业或个人在办公的过程中所需要的各种工具。办公用品行业涉及的领域非常广泛，从电脑，打印机，复印机这类整机到墨盒/硒鼓等办公耗材，从照相机/摄像机/录音笔等数码产品到办公家具，书写工具，办公用纸等。

（二）办公易耗用品管理

1.办公易耗用品的范围

（1）书写工具，又称办公文具，是办公书写所需要的各种类型的笔，墨水，笔芯等。

主要包括：铅笔，圆珠笔，针式笔，钢笔，记号笔，胶片笔，白板笔，荧光笔，中性笔签字笔，水性笔，油漆笔笔，软毛笔，yi金笔，财务专用笔，教鞭笔，台式笔，箱头笔，笔芯，铅芯，墨水，台笔等。

（2）桌面用品，主要包括：订书器，起钉器，打孔器，订书针，胶带座等。

桌面用品主要包括：订书器，起钉器，打孔器，订书针，胶带座，便签盒，各种尺子，剪刀，美工刀，号码机，钉枪，回形针/盒，胶水/胶棒/胶带，修正用品，大头针，圆规，橡皮。复写板，白板擦，笔袋，书包，文具盒，书套，切纸刀，削笔机等。

（3）财务用品，主要包括：印章，海绵缸，票夹，账簿，凭证，手提金库，印台，印油，板夹，单据/收据等

（4）纸质用品，主要包括：信封/档案袋，横翻笔记本，竖翻笔记本，螺旋装订笔记本，无线装订笔记本，仿皮笔记本，硬皮本，皮面笔记本，pu笔记本，报事贴，便签，标贴，胶套本，缝线本，软抄本，聘书，荣誉证书，证件卡，拍纸本，口取纸等。

（5）文件管理用品，主要包括：弹簧夹，强力夹，文件夹，文件袋，文件盘，文件套，文件柜，长尾夹，索引，报告夹，报刊架，凤琴夹，档案盒，资料架，资料册，名片册/盒，D型/O型扣面文件夹，半透明夹，杂志筐，装订夹，文件包等。

（6）办公设备专用易耗品，主要包括：打字机用色带，修正液，复印机用墨盒，计算机用U盘，移动硬盘，光盘等。

2.做好办公易耗用品的发放工作

（1）发放办公用品应考虑的因素：办公用品的保管，储存和发放是否符合单位规定，办公用品的保管，储存和发放是否安全可靠，是否保证了储存条件并遵守了组织程序；发放办公用品是否符合规定，遇有货单不符或办公用品有损坏的情况是否立即向有关人员汇报；是否根据单位的程序及规定，按照要求将办公用品发放给相关人员；发放办公用品时是否确认办公用品申请单；是否持有进货，存货和发放办公用品的最新的，准确的，清楚的记录与资料；是否制定办公用品发放制度，确定办公用品发放人。

（2）发放办公易耗用品的工作要求：指定人员发放；按单位的有关制度规定发放时间；紧急需要办公用品时必须有相应的程序处理，必须填写办公用品申请表，并由授权人签字批准，经清点核实后发放办公用品；提醒使用部门和人员节约使用办公用品。

（三）常用办公设备0的使用

1.办公设备的概念

办公设备（office equipments），泛指与办公室工作相关的设备。 

（1）文件输入及处理设备：计算机，文件处理机。打字机。扫描仪等。

（2）文件输出设备：文件复制设备，文件打印设备，文件传送设备等。

（3）文件复制设备：制版印刷一体化速印机和油印机，小胶印机，工程复印机（晒图机），静电复印机，数字式多功能一体机，数字印刷机，轻印刷机，喷墨复印机等。

（4）文件打印设备：激光打印机，喷墨打印机，针式打印机和绘图机等。

（5）文件传输设备：传真机，计算机，电传机等。

（6）文件储存设备：微缩设备，硬盘，云盘等

（7）文件整理设备：分页机，裁切机装订机，打孔机，折页机，封装机等。

（8）网络设备：网络适配器，路由器，交换机，调制解调器等。

（9）沟通设备：座机电话，网络电视会议软件，电话会议设备等。

2.常用办公设备的使用规范

（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其程序操作，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非时配置给个人专用或指定公用的办公设备。

（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养

（4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务

（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20%至85%，湿度过低时需用加湿器，温度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。

（6）如果办公设备不处于工作状态，应及时切断电源。

电脑使用指南。使用电脑时要做到：不要让阳光直射电脑，以免机壳老化；不要随意放置茶水。以免碰翻杯子弄湿电脑，造成短路，不要在开机状态下插拔各种电缆，以免烧坏接口；不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘；不要在运行程序还没有回到DOS指示的情况下匆匆关机；不要使用来历不明的软件，防止病毒侵入，并且要配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性杀毒，不要在病毒入侵时使用电脑，除非有特殊的自我防护措施。不要自己随意处理电脑硬件故障，不要将电脑交给非专业人士修理，如有必要应全程监督。

3.制定有效使用办公设备的措施

（1）确定相应责任者：如办公设备丢失，损坏属于过失人责任的，过失人应承担相应的责任。

（2）复印机：相关部门和人员在申请复印时必须填写有细节要求的申请表，并在复印前由主管人员签字批准。还可以发复印卡以限制部门的使用次数。较昂贵的复印如彩色复印，一般不能自由使用，可由中心服务区根据部门的具体需要进行复印，并由各个部门独立核算成本

（3）传真机：指定人员使用传真机，做好登记并保留发送记录，其中包括日期，信息发送人的姓名和信息接受者的姓名

（4）计算机，打印机，互联网：很多单位已在工作中提供该类设备，但在使用中要注意，昂贵的设备要限制使用次数，彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本，严格监督因特网的使用情况。

（5）电话，移动电话;禁止用公用电话大私人电话，控制国内，国际长途电话的使用，按单位有关规定使用移动电话，定期检查并核对电话账单以控制开销。

（一）学习目标

01了解常用办公用品管理

02理解库存控制用度

03掌握库存控制办法，办公用品采购和管理

（核心知识）

本章从办公用品的合理发放和办公设备的正确使用，掌握库存管理办法，掌握办公用品与设备采购的三个方面对办公用品管理进行了阐述。

办公室的含义

办公室管理的基本原理：系统原理，整分合原理，反馈原理，封闭原理，弹性原理

办公室是机关单位的中枢部门

办公室的特点：辅助性，综合性，服务型

办公室的角色：角色定位，角色定向，角色定性

任务5：第一章知识点4办公室管理的基本原理与管理原则

办公室管理的基本原理与原则

办公室是沟通上下的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的中枢，又是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的“手足”。因此，只有 明晰办公司室管理的基本原理与原则，才能做好办公室工作，服务于单位的整体工作和中心任务。

通过本知识点的学习，要能够辩证地，整体地理解和运用办公室管理的原理和原则，遵循办公室工作的内在活动规律，高效工作。做一名能够“驾驭”办公室工作的职业人。

（一）办公室管理的基本原理

1.办公室管理的含义

办公室管理是依据办公室内在的活动机理，利用先进的科学技术，对办公室的构成条件及其信息服务活动进行计划、组织，指挥和控制等的活动

2.办公室管理的基本原理

办公室管理是一门以人造系统为研究对象的科学技术。它的理论基础建立在管理学、行为科学、科学社会学，系统论，控制论，信息论等基础科学理论以及相关的科学技术之上。办公室管理的基本原理包括：

(1)系统原理：系统原理运用于办公室管理，主要是指运用系统论的整体综合观对办公室管理进行系统分析，从整体上理解系统的目的，保持子系统间的动态平衡，保证办公室的整体性能和效益达到最优化。

（2）整分合原理：整分合原理运用于办公室管理，主要是指运用整分合原理来规划办公室的各项工作。做到在整体规划下有明确分工，并在分工基础上进行有效综合。通过“整”“分”“合”三种管理形态的及时调节，保持办公室管理的高效率。

（3）反馈原理：反馈原理：反馈原理应用于办公室管理，主要是指在办公室管理活动中，建立灵敏，准确，快速的反馈系统，灵敏的感受信息，正确的分析，处理信息，有效的运用信息，为领导决策提供依据，协助领导把信息转化为强有力的管理行为，最大限度地发挥信息效益。

（4）封闭原理;封闭原理运用于办公室管理，主要是指办公室自身系统的管理手段必须构成一个连续回路，形成一个封闭的有效的管理系统。当管理系统具备了决策，执行，接受等元素后，系统的封闭就有赖于办公室管理来实现了，这包括针对指令执行效果进行预测，针对出现的问题采取相应措施，针对执行后果进行评价及奖惩等，从而实现管理目标。

（5）弹性原理;弹性原理应用于办公室管理，主要是指在复杂的管理活动中，必须有充分的可供调节的余地，以适应客观事物的变化。通过对管理系统中各单元的协调，督促、制定紧急处置措施，开通渠道，确保各项管理指令的贯彻，提高办公室协调职能的实施效果。

（二）办公室管理原则

1.目标统一原则：目标统一原则要求从整个系统来权衡利弊得失，小局服从大局，具有目的性，全面性

2.提高效能原则：必须按照有利于提高效率的原则来加强办公室管理

3.追求精简原则：办公室管理应有严密的分工，使工作规范化，系统化，有利于提高工作效率。如果是专业性较强的单位，办公室还应设立具有专业性的秘书机构，以便协助领导开展工作。

4.分级负责原则：包括职、责、权一致原则，迅速准确，保密原则。

任务4：第一章知识点2办公室 

同时接到俩任务

X市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神，又重述

思考：李助理该如何完成这俩任务？

办公室工作的特点

服务性是办公室工作的的本质属性，办公室工作是多元化的，办公室是机关单位的中枢部门，是领导的“参谋部”和“左右手”，是联系干群的纽带.办公室虽然不直接从事一线业务。但却是机关企事业单位顺利开展工作所不可或缺的。

通过本知识点的学习，要能够准确理解办公室工作的特点，正确把握办公室工作人员的角色，强化形象意识，增强光荣感、使命感、责任感。

（一）办公室的特点

1.辅助性：办公室区别于其他职能部门的第一个特点是它的辅佐性。办公室工作应当在服务和服从于领导工作的前提下，充分发挥自己的辅助管理职能，当好领导的参谋和助手。

2.综合性：办公室是各种专业知识和技能相互交叉运作的部门；办公室工作也是一项综合性工作；办公室工作是多元化的。

3.服务性：服务性是办公室工作的本质属性，服务是办公室管理的第一要义。办公室的设立与工作的开展，首先是为了适应各级各类机关领导工作的需要，为领导工作提供辅助性的服务，同时也要为各部门和基层提供服务。

（二）办公室的角色

1.办公室的角色

（1）角色定位：一是从属性，办公室附属于领导的工作需要应运而生，从事于领导工作而开展自身工作：二是中枢性，其他只具有业务性的职能部门相比，办公室是机关单位的中枢部门，是领导.的”参谋部“和”左右手“。

（2）角色定向：做到心往发展想，利为群众谋、事朝和谐办

（3）角色定性：“三服务”基本原则——为本单位领导服务，为各部门和基层服务，为群众服务。

1-5DBBDA

6-10DDCA

1-5BBACD

6-10CDABA

11-15DBDDA

16-20DCDBB

单选题

1-5CCDBC

6-10DACBD

判断题

11正确 12错误 13错误 14错误 15正确 16错误 

17错误 18正确 19 正确 20正确 

单选题

1-5ABDAB

6-10CCBAC

判断题

11正确 12错误 13错误  14正确 15错误 16正确

17正确 18错误 19正确 20错误

单选题

1-5DBBDA

6-10DDCA 

判断题

11正确 12错误  13 正确   14错误  15错误

16正确  17正确 18错误 19错误 20正确

单选题

1-5ACDDB

6-10DDCDB

判断题

11、正确  12、错误 13.正确 14正确 15.错误    16、错误  17、错误

18、正确  19、错误  20、正确